Worum geht es?
Im digitalen Zeitalter sind Unternehmen mit immer komplexeren Anforderungen in Bezug auf die Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten konfrontiert. Sowohl die physischen als auch die digitalen Dateien müssen entsprechend der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) gehandhabt werden. Sie schreibt nicht nur die Bedingungen für die Speicherung personenbezogener Daten vor, sondern betrifft auch andere Aspekte der Unternehmenstätigkeit, wie die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente und deren ordnungsgemäße Vernichtung.
Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmensdokumente bzw. Daten variieren je nach Art des Dokuments. Beispielsweise wird vorgeschrieben, dass Buchhaltungsunterlagen und Handelsbücher 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Rechnungen müssen 7 Jahre lang aufbewahrt werden, während Personalakten nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Ablauf bestimmter Fristen gelöscht werden können.
Interessant ist, dass die DSGVO bei der Vernichtung von Daten eine klare Vorgabe macht: Daten müssen so vernichtet werden, dass sie nicht wiederhergestellt werden können. Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Daten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen zuverlässige Prozesse und Technologien zur Datenvernichtung implementieren.
Zusammenfassung
- Die DSGVO legt klare Richtlinien für die Aufbewahrung und Vernichtung von Unternehmensdokumenten fest.
- Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Dokumente und können zwischen 7 und 10 Jahren liegen.
- Datenträger müssen so vernichtet werden, dass eine Wiederherstellung der Daten unmöglich ist. Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Dokumente.
Was heißt das genau?
Dieses Thema ist für jedes Unternehmen relevant, das personenbezogene Daten verarbeitet und eine juristische Verantwortung für die sichere Aufbewahrung und Vernichtung dieser Daten hat. Nicht-Einhaltung der Vorschriften kann zu erheblichen Strafen führen. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen verstanden haben, welche Art von Dokumentation sie aufbewahren müssen, wie lange sie diese aufbewahren müssen und wie sie diese Dokumente sicher und endgültig vernichten können.
Das Verstehen und Implementieren der DSGVO-Compliance ist daher nicht nur eine rechtliche, sondern auch eine technische Herausforderung. Es erfordert die Implementierung von Datenmanagementsystemen und Prozessen, die in der Lage sind, sowohl physische als auch digitale Daten sicher zu speichern und zu vernichten, und erfordert oft eine gewisse technische Expertise.
Quelle
Diese Zusammenfassung basiert auf dem Beitrag Welche Unterlagen dürfen 2025 entsorgt werden?
Quelle: IT-BUSINESS - News
Mon, 20 Jan 2025 12:24:20 +0000
