Worum geht es?
In der sich rasant entwickelnden digitalen Welt ist die geschäftliche E-Mail-Kommunikation aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Es werden Milliarden von Nachrichten pro Tag verschickt, wobei jeder dieser elektronischen Briefe wertvolle Informationen enthalten kann. Diese immense Datenmenge stellt jedoch auch eine erhebliche Herausforderung dar, insbesondere in Bezug auf unsere Fähigkeit, diese Informationen sicher und effizient aufzubewahren. Eine systematische E-Mail-Archivierung ist die Lösung für dieses Problem, da sie einen sicheren Ort für diese Informationen bietet und gleichzeitig die rechtskonforme Aufbewahrung gewährleistet. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung nicht zu vernachlässigen sind. Dies liegt daran, dass bestimmte Gesetze, wie das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), eine adäquate Archivierung von geschäftlichen E-Mails vorschreiben. Zusätzlich zur Einhaltung dieser Gesetze ist es auch essenziell, personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zuverlässig sowie sicher zu handhaben. Eine Möglichkeit, dies sicherzustellen, ist die Nutzung von Managed E-Mail-Archivierung. Mit diesem Service kümmert sich ein professioneller IT-Dienstleister um die Archivierung und Verwaltung Ihrer E-Mail-Kommunikation, wodurch Ihr Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen sparen kann, die für andere wichtige Aspekte des Geschäftsbetriebs genutzt werden können.Zusammenfassung
- E-Mail-Archivierung ist aus Sicherheits- und Rechtlichkeitsgründen unerlässlich. Sie gewährleistet, dass Unternehmen auf alte Nachrichten jederzeit zurückgreifen können.
- Managed E-Mail-Archivierung ist eine effektive Lösung, die sowohl Speicherplatz als auch wichtige Ressourcen einspart und gleichzeitig den Archivierungsanforderungen der GDPR und GoBD entspricht.
- Durch die zusätzliche Nutzung von Services wie Security-as-a-Service und Device-as-a-Service können Unternehmen eine robuste Sicherheitsstrategie implementieren, sicherstellen, dass ihre Software immer auf dem neuesten Stand ist und teure Hardware-Investitionen vermeiden.
Was heißt das genau?
In der digitalen Welt sei es für Tech-Interessierte und -Enthusiasten entscheidend, sich der Bedeutung einer systematischen E-Mail-Archivierung bewusst zu sein. Nicht nur ist dies ein wesentlicher Aspekt der Informationsverwaltung, sondern es ist auch eine rechtliche Notwendigkeit, der jedes Unternehmen nachkommen sollte. Es ist ebenfalls wichtig, über Managed Services nachzudenken, da diese Dienstleistungen eine effiziente Lösung zur Archivierung und Verwaltung von E-Mails bieten. Sie ermöglichen es, sich besser auf andere Aspekte des Geschäftsbetriebs zu konzentrieren, indem sie die Last der Durchführung dieser Aufgaben entfernen. Schließlich ist es für jeden Tech-Interessierten und -Enthusiasten wichtig, über die zusätzlichen Tools und Services auf dem Laufenden zu bleiben, die dazu beitragen können, die allgemeine Sicherheit und Effizienz ihres Unternehmens zu verbessern.Quelle
Diese Zusammenfassung basiert auf dem Beitrag Rechtskonforme E-Mail-Archivierung und Zeiterfassung
Quelle: GCT
