Worum geht es?
Die elektronische Rechnung, oder E-Rechnung, wird seit Januar 2025 in Deutschland zur Pflicht. Dies betrifft insbesondere Unternehmen im B2B-Bereich, die in der Lage sein müssen, Rechnungen in den formell vorgeschriebenen Formaten zu empfangen. Der Übergang zur E-Rechnung zielt darauf ab, die Effizienz von Geschäftsprozessen zu steigern und eine Vereinfachung bei der Rechnungsstellung und -verarbeitung herbeizuführen. Dennoch haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, die neuen Anforderungen zu verstehen und umzusetzen. Für diese stellt sich die Frage, wie sie den Überblick über die verschiedenen E-Rechnungsformate, gesetzlichen Fristen und spezifischen Vorgaben behalten können.
Der gesetzgeberische Plan sieht folgende Fristen vor:
- 01.01.2025: Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen; sie müssen E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren.
- 01.01.2025 – 31.12.2026: Übergangsfrist für den Versand; Rechnungen dürfen weiterhin in Papierform oder nach Vereinbarung als PDF versendet werden.
- 01.01.2027 – 31.12.2027: Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro.
- Ab 01.01.2028: E-Rechnungen müssen in den vorgegebenen Formaten ausgestellt werden; Papier- und reine PDF-Rechnungen sind nicht mehr zulässig.
Die Übergangsfristen geben kleinen Unternehmen und Handwerksbetrieben die Möglichkeit, sich gründlich auf die neue Vorschrift vorzubereiten. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Thema kann entscheidend dafür sein, wie reibungslos der Umstieg letztendlich verläuft.
Die zulässigen Formate für die E-Rechnung in Deutschland sind die XRechnung und das ZUGFeRD-Format, welches es erlaubt, strukturierte Daten in einem PDF zu integrieren. Obwohl die Umstellung auf die E-Rechnung auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mag, bietet sie Unternehmen erhebliche Vorteile. Einmal implementiert, kann der manuelle Aufwand erheblich reduziert werden, was Zeit und Kosten spart. Zudem entfällt bei der E-Rechnung oft die fehleranfällige Nutzung von OCR-Technologien zur Datenerfassung aus PDF-Dokumenten, was die Effizienz der Rechnungsbearbeitung verbessert.
Insgesamt fungiert die E-Rechnung nicht nur als gesetzliche Pflicht, sondern als Katalysator für die digitale Transformation im Finanzwesen. Viele Unternehmen, die sich aktuell mit dieser Umstellung beschäftigten, berichten von der Möglichkeit, ein umfassenderes digitales Dokumentenmanagement zu implementieren, welches zu einem papierlosen Büro führt und somit auch der Umwelt zugutekommt.
Der Aufbau von systematischer Effizienz und der Potenzialabbau von Fehleranfälligkeiten wird mit elektronischen Signaturen unterstützt, die den Dokumenten Sicherheit und Integrität verleihen.
Zusammenfassung
- Ab Januar 2025 ist die E-Rechnung für alle B2B-Unternehmen in Deutschland Pflicht.
- Zwei Formate (XRechnung und ZUGFeRD) sind für die elektronische Rechnungsstellung zugelassen und bieten viele Vorteile, einschließlich Kosten- und Zeitersparnissen.
- Unternehmen sollten die Übergangsfristen optimal nutzen, um sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und die digitale Transformation voranzutreiben.
Was heißt das genau?
Die Einführung der E-Rechnung stellt eine bedeutende Veränderung im Rechnungswesen dar, die nicht nur gesetzlich gefordert wird, sondern auch als Chance zur Optimierung interner Prozesse genutzt werden kann. Unternehmen sollten verstehen, dass die E-Rechnung nicht nur ihre Betriebskosten senkt, sondern auch die Effizienz ihrer Abläufe steigert. Der Einsatz eines geeigneten Dokumentsystems fördert zudem eine schnellere und weniger fehleranfällige Bearbeitung von Rechnungen.
Die Risiken, die mit der verspäteten Adaption der E-Rechnung einhergehen, sind beträchtlich. Unternehmen, die längere Zeit warten, könnten erhebliche Engpässe bei der Umstellung und damit verbundenen hohen Aufwandskosten erleben. Das frühe Ergreifen von Maßnahmen und die Implementierung zuverlässiger Systeme und Partner sind daher entscheidend, um diese neuen Anforderungen
Quelle
Diese Zusammenfassung basiert auf dem Beitrag Von der Pflicht zur Kür: E-Rechnung fördert Digitalisierung
Quelle: manage it – IT-Strategien und Lösungen
Fri, 11 Apr 2025 04:30:29 +0000
